Das optimale Dokumentenmanagement (mit PDF24-Videos)

Ordnung ist nicht nur statisch

Es gibt einige Hinweise auf eine Optimale Ablagestruktur im Internet. Meistens jedoch werden die Ablageprozesse, also die Vorgänge des Ablegens digitaler Dokumente nur am Rand erwähnt. Dabei ist es doch wichtig, den Vorgang des Ablegens so zu optimieren, dass er bei dem- oder denjenigen, deren Aufgabe die Ablage ist, eine hohe Akzeptanz, Bequemlichkeit, Zuverlässigkeit und Sicherheit findet. Wird eine Ablage nicht kontinuierlich gepflegt, endet sie im Chaos, welches in manchen Fällen nicht einmal rechtzeitig erkannt wird sondern erst, wenn man die Ordnung dringend benötigt, z.B. bei der Suche nach einem wichtigen Beleg.

Man akzeptiert das Ablageverfahren natürlich leichter, wenn es sich bequem handhaben lässt. Neben der statischen Ordnung, die sich an den Inhalten der ‘Ordner’ orientiert, ist eben auch der Zeit- und Aktionsaufwand des Systems relevant. Dazu kommt  die Klarheit der Ablagestruktur und Art der Anwendung (privat, geschäftlich, wissenschaftlich, vertrieblich u.s.w.). Die Ablage muss unmittelbar plausibel sein.

Der Vorgang des Ordnens

Ein guter Stapelscanner erlaubt z.B. einen schnellen Scan mit anschließendem Abspeichern in einer Posteingangsdatei. Damit ist die Eingangspost erst einmal digital gesichert. Die Übertragung in die geordnete digitale Ablage kann dann zu einem geeigneteren Zeitpunkt stattfinden.

Ordnung ohne Ordner? Geht das?

Wenn es um die Struktur der digitalen Ordnung geht, denkt man spontan an die Dateiordner (z.B. im Windows Explorer). Hier ist es nicht nur der Name, der leitet sondern auch die Gewohnheit im Umgang mit Benutzeroberfläche des jeweiligen Betriebssystems. Das gilt ebenso für z.B. Linux. Streng genommen sind die Bezeichner für Ordner aber nur ‘Beschriftungen’ oder Namen, um die Bezeichnung für den Papierordner zu verwenden. Schon, wenn man die Bezeichnung leicht ändert, z.B. in ‘Überschrift’, wird klar. Es geht auch anders: Wir können die gewohnte Ordnerstruktur auch als Überschriftenstruktur in einer Datei anlegen und die Dokumente mit einem geeigneten Tool, z.B. PDF24, hinter die passende Überschrift schieben. Im privaten Bereich reicht das fast schon. Gewerbliche Ablagen sind in der Regel größer, so daß sich ggf. eine Mischlösung anbieten könnte. Das folgende Tutorial verdeutlich einen solchen gemischten Lösungsansatz. Tatsache ist: Die ein-Dokument-Lösung ist nicht nur machbar, sondern bietet auch einen gewissen Vorteil bei der Handhabung.

Beispiel Ordnerstruktur

1. Eingang oder Inbox:
   • Hier landen alle neuen Dateien, Dokumente oder Informationen, bevor sie sortiert werden.
2. Projekte:
   • Unterteilen Sie diesen Ordner nach Projekten, damit Sie alle relevanten Dateien an einem Ort haben.
3. Kunden/Klienten:
   • Falls Sie mit verschiedenen Kunden oder Klienten arbeiten, können Sie separate Ordner für jeden erstellen.
4. Dokumente:
   • Hier können allgemeine Dokumente wie Verträge, Vereinbarungen, Richtlinien und ähnliches gespeichert werden.
5. Finanzen:
   • Dieser Ordner kann Belege, Rechnungen, Budgets und andere finanzielle Unterlagen enthalten.
6. Ressourcen:
   • Sammeln Sie hier Ressourcen wie Vorlagen, Bilder, Schriften und andere Materialien, die Sie regelmäßig verwenden.
7. Archiv:
   • Verschieben Sie abgeschlossene Projekte oder nicht mehr benötigte Dateien in einen Archivordner, um die Hauptordner übersichtlich zu halten.
8. Aufgaben/To-Do:
   • Hier können Sie Listen, Aufgaben oder Projektpläne speichern.
9. Referenzen/Wissensbasis:
   • Sammeln Sie hier wichtige Informationen, Referenzen und Wissensquellen.
10. Temporäre Dateien:
    • Ein Ordner, in dem temporäre Dateien gespeichert werden können, bevor sie endgültig sortiert werden.
11. Medien:
    • Falls Sie mit Bildern, Videos oder Audio arbeiten, könnte ein separater Medienordner sinnvoll sein.
12. Persönliches:
    • Für persönliche Dokumente, Notizen oder Erinnerungen.

Bitte nicht verwechseln: Digitalisierung und digitale Transformation: